Archivering

Het doel van onze archiefwerking is in de eerste plaats het geheugen van de gemeente Meise en de Meisenaars te bewaren, te ontsluiten en te delen met een groot publiek door middel van onderzoek en publicaties.

Een archief heeft uiteindelijk 4 belangrijke functies:

  • Het verwerven van archief
  • Dit gebeurt enerzijds door overdrachten van de gemeentelijke administratie, schenkingen aanvaarden van burgers, lokale instellingen, verenigingen en bedrijven. Vandaar ook onze warme oproepen om 2 x na te denken vooraleer je iets naar het containerpark brengt na een overlijden van een familielid, na een verhuis of bij een eventuele lente-opruiming!
  • Behoud en beheer
    • Hoe bewaren we verworven archieven in de best mogelijke omstandigheden en hoe kan je er voor zorgen dat de toestand niet verslechterd. Hiervoor gebruiken we zuurvrije dozen en verpakkingen, verwijderen we plastic materiaal en metalen om detoriatie en aantastingen te voorkomen en behandelen we het archief tegen invasieve beestjes zoals muizen en papiervliegjes.
  • Het inventariseren
    • Hoe kan je een overzicht krijgen van wat we in huis hebben, waar het staat in de verrijdbare compact kasten en wat eventueel de levensloop van de stukken is. Ook het bepalen van dubbele stukken die we kunnen doorgeven aan leden, andere erfgoedverenigingen of geïnteresseerden is een prioriteit in deze oefening.
  • De valorisatie
    • Er moet historisch onderzoek gebeuren op die verzamelde stukken om bijvoorbeeld een tijdschrift, een boek of artikel te publiceren.
    • Filmmateriaal te maken en te vertonen
    • Door middel van digitalisatie stukken beschikbaar te maken voor een groter publiek (via website, beeldbank, sociale media enz
    • Allerhande publicaties, thesis onderzoek, historische naslagwerken, enz.
    • Het maken van tentoonstellingen op basis van documenten, fotomateriaal en fysieke voorwerpen

Deze doelstellingen hebben we onszelf opgelegd toen we zijn gestart met de opbouw van het Berla archief in 2019. Onze toenmalige locatie op de zolder van het Cultuurhuis in Meise werd in vraag gesteld (de vloer  van het 17de eeuwse gebouw begon het te begeven onder het gewicht en de omstandigheden -bewaring en consultatieve-) waren verre van ideaal te noemen). Ondertussen kunnen we stellen dat we met onze kleine groep al heel wat hebben verwezenlijkt maar desondanks blijft er nog veel werk aan de winkel, vooral op het gebied van digitalisatie.

Om toch nog even te duiden waar het allemaal om draait geef ik nog een beetje ‘saaie?’ literatuur mee in verband met archief en archivering.

Als men moet omschrijven wat er wordt verstaan onder de verzamelnaam ‘archief’ verwijs ik naar de definitie van Wikipedia die stelt dat: “een archief is de bewaarplaats van belangrijke gegevens die zijn vastgelegd in documentvorm alsook de verzameling van documenten die voor een bepaald doel vervaardigd zijn. Naast documenten, in de vorm van agenda’s, notulen, dossiers, brieven en akten, kunnen ook kaarten, foto’s, films, video’s en digitale bestanden gearchiveerd worden. Onderstaand wordt verder van documenten uitgegaan en niet van digitale archieven.
De meeste overheids-, maatschappelijke en commerciële organisaties beschikken over een archief. Ook particulieren houden er soms een persoonlijk archief op na. Specialistische (categoriale), wetenschappelijke of bedrijfsarchieven zijn, evenals vergelijkbare bibliotheken, niet altijd vrij toegankelijk. Net als een openbare bibliotheek is een openbare (overheids)archiefdienst wel vrij toegankelijk. In tegenstelling tot een openbare bibliotheek is het ‘lidmaatschap’ van een openbare (overheids)archiefdienst gratis.”

Deze definitie geldt dus ook grotendeels voor het archief van een erfgoedvereniging of heemkundige kring zoals Berla Vzw met dat ‘verschil’ dat een heemkundige kring zich voornamelijk zal concentreren op het verzamelen van archiefstukken die betrekking hebben op de lokale geschiedenis van de gemeente waarin ze werkzaam is.

Een heemkundige kring hangt bij het verzamelen van archiefstukken voornamelijk af van wat het kan verzamelen door middel van schenkingen van individuen en verenigingen uit de lokale gemeenschap.

Verder zal een heemkundige kring constant op zoek gaan naar alle mogelijke informatie die betrekking heeft op de locale gemeenschap op rommelmarkten, veilingen, enz… 

Een erfgoedkring werkt ook breder dan een heemkundige kring: naast hetgeen boven beschreven staat, documenteert zij zich bijvoorbeeld ook over de technische kant van wat toen bestond en hoe het nu zo goed mogelijk te conserveren, en ook dat reflecteert in wat er in het archief zit en wie er aan meewerkt.

Berla heeft op die manier reeds een omvangrijk archief kunnen samenstellen waarvan ik u hier enkele (voorlopige) cijfers wil meegeven: Op datum van 01.11.2023

  • 1.512 gevulde en geïnventariseerde zuurvrije archiefdozen (10.5 cm x 1512 = 160.7 meter archief)
  • 3.467 (van de 8.028 ) geïnventariseerde en gedigitaliseerde eigen foto’s
  • 26.903 digitale afbeeldingen van Meise
  • 4.670 geïnventariseerde en (gedeeltelijk) gedigitaliseerde bidprentjes
  • 5.724 geïnventariseerde gedigitaliseerde rouwbrieven
  • 326 zogenaamde ‘museale’ voorwerpen (o.a. tekeningen, schilderijen, gebruiksvoorwerpen, vlaggen, wimpels, medailles, etc …)
  • 10.749  geïnventariseerde geschiedkundige items (boeken, plannen, affiches, etc…)

Dit alles wordt gerealiseerd door een gepassioneerd vrijwilligers-team dat op vaste tijden enthousiast verder werkt aan dit project van verzamelen, evalueren, beschrijven, restaureren, inventariseren en digitaliseren. (Aan het digitaal archief wordt momenteel hard gewerkt maar het is voorlopig nog niet volledig ontsloten.) Ons archief is vrij consulteerbaar na afspraak. De inventarislijsten zijn publiek te consulteren op deze website en bij vragen volstaat een simpele email.

Het consultatiereglement kan u terugvinden op deze website onderaan deze tekst. Ons archief bevindt zich op 3 plaatsen met name in de kelder van het Administratief Centrum, Tramlaan 8, 1861 Meise (ongeveer 400 m²) en de Gemeentelijke Bibliotheek, Brusselsesteenweg 44, 1860 Meise waar we een bibliotheek ter beschikking hebben met consulteerbare dubbele geschiedkundige publicaties (onder constructie – leeszaal 1e verdieping) en een kelderruimte van +/- 25m² met museale stukken (voorwerpen, schilderijen, vlaggen. Enz…)

Geschiedenis van het Berla Archief

Toen Berla werd opgestart in 1982 waren de toenmalige oprichters reeds in het bezit van eigen persoonlijk archief. Over de jaren hebben ze dat door gift samengebracht in de Vzw en werd  het Berla archief een feit. Door de gewaardeerde  werking van de erfgoedkring kwamen er al snel stukken bij van personen die beseften dat de Vzw na hun heengaan goede en correcte zorg zou dragen voor het door hen opgebouwde archief.

U wil niet weten hoeveel belangrijke stukken er verdwijnen in containerparken na het overlijden van personen die begaan zijn met lokale geschiedenis. In vroegere jaren was dat voornamelijk papieren archief maar heden ten dage is dat ook geëvolueerd naar digitaal archief (harde schijven, USB sticks, CD Rom, enz…). Ook oud beeldmateriaal op media zoals super 8/16mm gaat frequent verloren omdat men denkt dat deze niet meer bruikbaar zouden zijn. Zulke films zijn echter perfect te digitaliseren

In 2013 moest Berla noodgedwongen verhuizen van hun eerste lokaal op de Brusselsesteenweg 73 naar de nieuwe Gemeentelijke Bibliotheek en verhuisde het archief dat ondertussen was gegroeid tot het equivalent van een 300-tal zogenaamde ‘bananendozen’ en een 1.000-tal boeken naar de zolder van de oude pastorie (huidige Cultuurhuis) van Meise. Gezien de moeilijke bereikbaarheid en het ontbreken van inventarissen werd het heel moeilijk om het archief vlot te consulteren.

Voor
Voor
Na
Na

In 2008 kwam er een moeilijke periode voor Berla. Door het wegvallen van enkele steunpilaren van de vereniging ging Berla in een soort van winterslaap … tot 2014.  Berla werd in 2014 met een nieuwe wind ‘heropgestart’ door een nieuw, ‘jong’ en enthousiast bestuur.

In 2019 werd vastgesteld dat het archief in het Cultuurhuis te zwaar werd voor de vloer van de zolder van het 17de eeuwse gebouw. Ook de bewaaromstandigheden (vocht, ongedierte, ontoegankelijkheid) noopten ons te vertrekken maar gelukkig kwam het gemeentebestuur van Meise ons hier in tegemoet en stelde ons een prachtig, professioneel archieflokaal ter beschikking in het Administratief Centrum aan de Tramlaan 8.

De verhuis van ongeveer 30 europaletten (+/- 50 m³) archief ging vlot maar dan begon pas het grote monnikenwerk. Elk document werd onder handen genomen, behandeld tegen papiervliegjes, beschreven en geregistreerd in inventarislijsten. Voor dit doeleinde en goede conservatie werden er 1.700 zuurvrije archiefdozen aangekocht bij het rijksarchief, in totaal goed voor een capaciteit van 200 meter aaneensluitend archief. Informatica materiaal (computers, scanner/printers) en het nodige meubilair werd samengezocht en de job kon beginnen.    Dit werd verwezenlijkt door een hecht team van 5-6 enthousistelingen.

Vandaag, 2 jaar verder, staan we op het punt waar we kunnen zeggen dat we een mooie en blijvende oplossing hebben kunnen bieden aan wat voorheen een absolute chaos was. Een pareltje waar de generaties na ons nog jaren zullen kunnen van genieten. We kunnen momenteel spreken over ongeveer 160,7 meter lopend archief en ongeveer 326 museale stukken.

Archief raadplegen

De archiefgroep van Berla Vzw is verantwoordelijk voor de bewaring, ontsluiting en het ter beschikking stellen van de archieven van de heemkundige kring. U vindt ons archief opgedeeld in geschiedkundige blokken : Algemene Geschiedenis, Tijdschriften,  Archief Belgische Gemeenten, Toponymie, Genealogie, Archeologie, Wetenschap, Volkskunde,  Wo 1, WO 2, Vlaamse Beweging, Politiek, Gemeente Meise, Plannen/Kaarten /Affiches, Rouwbrieven, Bidprenten, Foto’s, Dia’s, Afbeeldingen, Voorwerpen, CD/DVD/VIDEO, DIA, 8 en 16 mm FILM.  Bovendien bewaart Berla Vzw ook de archieven van o.a.  Jan Verbesselt, Frans Meskens, Achiel Jacobs, Achiel Bettesone, Jef De Cuyper, Familie Goethals en Jacques ‘t Kint. Een handbibliotheek met werken over de lokale geschiedenis staat ook ter beschikking van de bezoeker.

Voor wie

De leeszaal in de kelder van het AC is vrij toegankelijk voor het publiek, maar we vragen wel op voorhand een afspraak te maken. Dit kan u doen via e-mail of een berichtje bij de archivaris Willem de Ridder (02 269 92 82).

Het archief is ontsloten via inventarisslijsten. De archivaris helpt u graag op weg bij uw onderzoek en beantwoordt al uw praktische vragen.

Het rijke culturele leven komt naar voren in dossiers over (sport)verenigingen en allerhande plechtigheden en huldigingen. Verder zijn er nog de klassieke dossiers over lokale onderwerpen.

U kan ook op voorhand stukken aanvragen via e-mail zodat ze klaarliggen bij uw komst.

Let wel, genealogen kunnen hun hartje ophalen met de akten van burgerlijke stand en bevolkingsregisters maar deze zijn enkel te raadplegen via het gemeente-archief. Voor vragen in dit verband neemt u contact op met de dienst Burgerzaken.

Voor opzoeking ivm bouwvergunningen neemt u contact op met de dienst Ruimtelijke Ordening.

Voorwaarden

We vragen u steeds het bezoekersregister in te vullen. Dit bevat naam, adres en het doel van het onderzoek. Het invullen van het register verbindt u tot naleving van ons archief-  en leeszaalreglement (zie verder)

Kostprijs

Scans/foto’s van de stukken zijn gratis. Ingebonden stukken of stukken in slechte staat kunnen echter niet gefotokopieerd worden. U mag zelf digitale foto’s nemen van archiefstukken, maar wel zonder flits.

Links